Open
Close
Bijna alle bedrijven plaatsen hun logo onder uitgaande E-mails. Ook disclaimers zie je vaak, zeker bij corporates. Het lijkt vanzelfsprekend, maar is dit voor jouw bedrijf wel verstandig?
Een al of niet groot logo maakt altijd de marketing-afdeling blij. Maar een logo onder je mail heeft valkuilen. Met veel verschillende mail apps aan de ontvangende kant weet je nooit hoe scherp/vaag en groot/klein je logo wordt getoond. Ik heb eens een hele middag met 2 goede - en dure - IT'ers zitten werken om dit op te lossen voor hun eigen werkgever en uiteindelijk moesten we gaan voor een compromis.
De meeste logo's in E-mails worden geserveerd uit de cloud, bij iedere geopende mail een server request oplevert. Nu kost één request niet veel energie. Maar als er vaak wordt gereplied en onder iedere reply een extra handtekening met logo wordt toegevoegd tikt het best aan. En nog iets: bij ontvangers die hun privacy-instellingen streng hebben staan zal zo'n logo niet eens getoond worden.
Je zou het niet in een blog van een ontwerpbureau verwachten, maar het is het overwegen waard om een logo in een E-mail handtekening te vervangen door een nette tekstuele vermelding. Of als je toch een groot gebaar wil, overweeg dan eens ASCII art.
Het staat interessant om een uitgebreide disclaimer onder je mail te zetten, maar juridisch kan dit onverwachte consequenties hebben. Omdat Streeff geen juridisch- maar een ontwerpbureau is, verwijs ik hiervoor liever door naar deze heldere blogpost van deJuristen waardoor je disclaimers met andere ogen gaat bekijken.
Ook bij disclaimers hoopt dat flink op als er een paar keer heen en weer wordt gereplied. Het nalezen van een E-mail correspondentie levert dan veel scrolltijd op. En mailboxen bij zender én ontvanger lopen zo vol met overbodige tekst.
Intussen is het standaard geworden dat alle mail aan de kant van de verzender wordt opgemaakt. Toch heeft niet-opgemaakte mail veel voordelen. Veel ontvangers, zeker die met een visuele beperking hebben in hun mailprogramma ingesteld dat ze zelf bepalen in welke lettergrootte etc. ze hun mail lezen. Veel van de opmaak van de verzonden mail wordt gestript - kijk maar hoe onherkenbaar je eigen mail er soms uitziet als je hem terugleest in een reply.
Opmaakinformatie maakt de bestandsgrootte van een mail minstens 2x zo groot, maar in veel mailprogramma's is het helaas niet meer mogelijk om niet-opgemaakte mail te versturen.
Focussen op leesbaarheid, bruikbaarheid en contrast is effectiever een om een goede indruk te maken dan branding en dubieuze disclaimers. Het levert behalve goodwill meteen een leuke besparing op voor je IT en carbon footprint.
